Vamos al grano: ¿cuántos de vosotros elimináis los mails sin siquiera abrirlos? -Silencio incómodo-. Efectivamente, esta es una práctica muy común que todo hijo de vecino lleva a cabo, aunque sea de vez en cuando. Y es que, en el momento en el que un mail aterriza en nuestra bandeja de entrada, solo hay dos cosas que puedan salvarlo de que lo enviemos directo a la papelera: el remitente y el asunto.

Puede que estéis pensando en que vamos a hablar del email marketing (tema controvertido donde los haya), pero sentimos informaros de que aún no ha llegado el momento de abrir ese melón. Hoy vamos a hablar de cómo captar la atención de un periodista, algo que los que nos dedicamos a la comunicación sabemos de antemano que no es tan sencillo como parece. ¡Vamos allá!

Lo primero que ve un periodista cuando recibe un correo electrónico es el remitente. Por eso, cuando ya existe una relación profesional o incluso personal es mucho más probable que inviertan el poco tiempo que tienen en ver qué les has hecho llegar y si les encaja para su publicación. –Porque, aunque pueda parecer exagerado, palabra de Oh la là! de que hablamos más con muchos periodistas que con nuestras propias familias-.

Sin embargo, cuando estás comenzando la relación con un medio y tu remitente todavía le suena a chino al periodista, te lo juegas todo a una carta: el asunto. Un buen asunto es la llave para que el receptor se decida a abrir y ojear el contenido que le has enviado. Y no nos engañemos, es una pena que después del currazo que nos ha llevado tener nuestra nota de prensa poco más lista para enmarcar, acabe en ese temido lugar en el que “los mensajes se eliminarán automáticamente después de un período de 30 días”.

Tipos de asunto

Dicho esto, nos toca entrar en materia. Existen distintos tipos de asunto en función del contenido que vayamos a enviar, pero en este caso vamos a centrarnos en los que le anuncian al redactor que ha recibido una nota de prensa. Así pues, existen tres tipos de asunto que pueden salvar nuestra nota del abismo:

1. 1. Asuntos informativos: son aquellos que utilizan el propio titular de la nota de prensa. Normalmente este va escrito en mayúsculas y se utiliza para envíos genéricos. Si vais a utilizar este sistema, os recomendamos encarecidamente que luego hagáis seguimiento de la nota. Porque, para qué mentir, tu nota no contiene un pelotazo tipo Watergate, ¿verdad?
   2. Asuntos cortos: se trata de acortar el titular de nuestra nota. Sabemos que así, a priori, resulta complicado. Ya hemos sudado la gota gorda para sintetizar el contenido de nuestra nota en apenas dos líneas y ahora tenemos que acotarlo a menos de diez palabras -llegados a este punto dan ganas de llorar-. Pero calma, no nos agobiemos porque no es tan complicado. Solo hay que simplificar, quedarnos con las palabras clave.
   3. Personalizado: un simple “Hola, Fulanito” seguido del titular (corto o largo) de tu nota. Un clásico atemporal simple y efectivo que, además, resulta un pretexto estupendo para presentarte y empezar a establecer una relación más fluida -Entiéndase que “Fulanito” ha de sustituirse por el nombre del periodista. Es verdad que en el santoral hay nombres raros, pero todo tiene un límite-.

La importancia de la personalización

Además del asunto, a la hora de tratar con los medios es importante no perder de vista una idea: la personalización.

Nos podrán llamar tontos, pero a todos nos gusta que nos ofrezcan algo que se ha creado especialmente para nosotros. De hecho, en marketing, a esta metodología se la conoce como hipersegmentación y consiste, dicho en pocas palabras, en ofrecer contenidos y productos a la medida de los consumidores. Por poner un ejemplo, ¿qué fue el fenómeno Stranger Things más que un producto hecho para los niños de los 80? Aquellos que se criaron con Los Goonies y las aventuras de Mulder y Scully en Expediente X, se volvieron locos con los misterios de Hawkins y su particular área 51. Ahora reflexionemos: si tuvieseis que apostar, ¿qué diríais? ¿Casualidad o estudio de mercado?

Por si aún cupiese alguna duda, la segmentación enfocada al consumidor es algo fundamental en el mundo en el que vivimos, lo que trasladado al tema que nos ocupa se traduce, como decíamos, en personalización. Si hablamos de captar la atención de un periodista debemos tener claro que ellos son nuestro target y, por lo tanto, debemos darles lo que quieren o, más bien, lo que necesitan. Así conseguiremos que abran nuestros emails, lean nuestras notas de prensa e, incluso, que ¡se descarguen los archivos adjuntos!

 

Para poder darle al periodista lo que quiere es muy importante estar al día y seguir la actividad de los medios de la manera que sea: leer el periódico, escuchar la radio, seguirlos en redes o en su canal de Twitch… Básicamente la idea es estar al tanto de la actualidad, los movimientos en las redacciones, los enfoques que se le dan a las noticias, los espacios dedicados a cada temática, etc. Además, si estamos trabajando con un tema concreto, también será interesante invertir algo de tiempo en descubrir medios (online u offline) especializados en la temática en cuestión. Sabiendo esto estaremos listos para poder confeccionar mails personalizados: un tipo de mail que, aunque también contienen la nota de prensa, son algo diferentes a los genéricos.

En los mails personalizados la nota de prensa no va en el cuerpo del mail, sino que se incluye como adjunto. El cuerpo del mail está reservado para el planteamiento de nuestra propuesta de contenido. ¿Qué queremos ofrecer? ¿Una entrevista? ¿Un reportaje? ¿Una visita de prensa para conocer un lugar o un proyecto? -Quizá ahora mismo esto último esté un poco de capa caída-. Es el momento de explicarlo y explicarlo bien: claro, conciso y sin vueltas. Además, siempre podemos incluir una foto para hacerlo más atractivo, pero eso ya es cuestión de gustos.

En definitiva, hay muchas maneras de establecer relaciones y vínculos con la prensa, pero es indudable que el mail es uno de los más habituales, y más ahora que el teletrabajo se ha convertido en una realidad. Así que por nuestra parte solo nos queda desearos suerte y daros un último consejo: recordad que detrás de cada firma de mail hay también una persona.